Conditions générales

1. Parties contractantes

Les services et produits sont proposés par la SRL AAPI, dont le siège social est situé à 2600 Berchem (Anvers), Roderveldlaan 4, inscrite au registre des personnes morales d’Anvers, avec comme numéro d’entreprise et numéro de TVA BE 0664.752.282

L’acceptation d’une offre ou d’un devis implique également l’acceptation de toutes les conditions contractuelles et conditions d’utilisation des outils, applications, services et software AAPI, y compris, mais sans s’y limiter, les conditions d’utilisation et la licence, les dispositions relatives à la protection de la vie privée, le SLA.

Le Client confirme avoir fourni à la SRL AAPI toutes les informations nécessaires et utiles afin de permettre à cette dernière de formuler son offre en toute connaissance de cause. Le Client confirme également avoir été suffisamment informé sur les services et produits de la SRL AAPI et sur toutes les fonctionnalités des software.

2. Software AAPI

AAPI a développé un software appelée AAPI, dont les principales fonctionnalités visent à permettre l’automatisation de l’administration RH et de la planification pour les entreprises.

Le software AAPI se compose à la fois d’applications mobiles et d’une version PC et comprend différents modules (Add-on), qui peuvent être choisis et ajoutés par le Client.

AAPI offre les services suivants liés au software :

- Un droit d’utilisation du software AAPI et des différents modules Add-on choisis par le Client, soumis aux conditions du contrat de licence.

- Un service Set-Up : la configuration initiale et l’installation du software AAPI, englobant par exemple l’adaptation de l’interface utilisateur, l’intégration avec d’autres systèmes, la configuration des paramètres, y compris la création du compte utilisateur et l’importation des données nécessaires au démarrage du software AAPI. Lors de la mise en œuvre initiale du logiciel AAPI, ce service de configuration fait obligatoirement partie du contrat.

- Un service d’onboarding, à savoir la formation et l’assistance du Client au moment du lancement du software AAPI. Ce service prévoit une session de formation initiale avant que l’utilisateur ne commence à utiliser le software AAPI, une assistance par téléphone, par e-mail et/ou par chatbot pendant le premier mois. Cet onboarding peut se faire en ligne ou en direct dans les locaux du Client, selon le choix de ce dernier. Lors de la mise en œuvre initiale du logiciel AAPI, cet onboarding fait obligatoirement partie du contrat.

- Un plan de service avec accès à un centre d’aide, où le Client peut choisir le niveau de service. Le plan de service de base (Pack Core) constitue un volet obligatoire du contrat. Un service plus qualitatif (Advanced pack ou Expert pack) dont les caractéristiques sont exposées dans la documentation, transmis conjointement avec la proposition ou l'offre, peut être fourni au Client à sa demande. Le niveau de service choisi par le Client est fixé dans l’offre.

En outre, des services de consultance et des formations peuvent être fournis à la demande du Client.

Ce software AAPI permet également, à la demande du Client,

- de connecter sur le software AAPI des partenaires externes ou des prestataires de services du Client pour analyser les données RH qui peuvent être partagées,

- et de générer ainsi des informations qui apportent une valeur ajoutée à l’exploitation des entreprises.

3. Frais et facturation

3.1.

Les montants dus sont repris dans l’offre acceptée par le Client, qui fait office de bon de commande.

Les montants sont toujours exprimés en euros et s’entendent hors TVA et autres taxes éventuelles.

3.2.

Les frais de Set-up et d’onboarding sont des frais uniques qui sont facturés à l’avance. Ceux-ci doivent être payés par le Client dans un délai de 15 jours. Les services de Set-up et d’onboarding ne seront mis en œuvre qu’après réception du montant facturé.

Les indemnités relatives aux licences logicielles pour le software AAPI et pour les différents modules Add-on et services complémentaires choisis constituent des frais périodiques qui sont facturés sur une base mensuelle. Tout mois entamé est dû pour la durée totale du mois en cours. Tous les montants dus sont payables dans un délai de 15 jours après la date de la facture.

Toute contestation concernant une facture doit être adressée au siège social d’AAPI, par écrit et par courrier recommandé, dans un délai de 8 jours calendrier à compter de la date de la facture. Dans le cas contraire, le client ne peut plus contester la facture.

3.3.

Tous les frais et indemnités récurrents repris dans l’offre ou le bon de commande (ci-après désignés « indemnité de base ») sont indexés annuellement au 1er janvier sur la base de l’indice des prix à la consommation, selon la formule suivante :

Nouvelle indemnité = indemnité de base x (nouvel indice / indice de base)

Où :

- L’indice de base est l’indice des prix à la consommation du mois de décembre précédant l’entrée en vigueur du présent contrat

- Le nouvel indice est l’indice des prix à la consommation du mois de décembre de l’année précédant la date de l’indexation

Si l’indice précité diminue, les indemnités ne seront jamais inférieures à celles dues l’année précédant ce nouvel indice.

3.4.

Sauf dispositions contraires, le Client effectuera les paiements par le biais d’un ordre de domiciliation émis auprès de sa banque (Mandat SEPA domiciliation européenne CORE), ce qui permet à AAPI d’encaisser automatiquement les montants facturés.

Tout montant impayé à son échéance sera majoré, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire et irrévocable de 10 % du solde restant dû, ainsi que des intérêts de retard au taux d’intérêt déterminé par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, sans préjudice du droit de réclamer tout(e) autre indemnité et/ou intérêt.

Tout défaut de paiement à l’échéance, toute demande de report de paiement, ou tout autre fait susceptible d’indiquer l’insolvabilité du Client, ainsi que le changement de contrôle du Client, entraînera automatiquement l’expiration de tout délai de paiement accordé pour tout service fourni ou en cours, et rendra ces paiements immédiatement exigibles.

Sans préjudice de l’article 5, ces circonstances donnent à AAPI le droit, sans autre formalité qu’une notification par lettre recommandée et sans donner lieu à une quelconque indemnité pour le Client :

- soit de suspendre le droit d’utilisation visé par le contrat de licence jusqu'à ce que toutes les factures impayées soient réglées, y compris tous les dommages et intérêts.

- soit de résilier le présent contrat sans délai de préavis conformément à l’article 5

Si AAPI continue à accorder le droit d’utilisation sans prélèvement automatique (ce qui n’est en aucun cas une obligation), elle est en droit d’augmenter les tarifs qu’elle pratique de 10 %.

4. Durée

Le présent contrat entre en vigueur le jour de la signature du contrat AAPI.

Sauf dispositions contraires, le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié à tout moment par chacune des Parties, par lettre recommandée, moyennant le respect d’un préavis de minimum 3 mois.

5. Dissolution du contrat

Chacune des parties a le droit de résilier immédiatement le Contrat, sans être redevable d’une indemnité, par notification à l’autre partie, si :

· L’autre partie viole de manière flagrante et irréparable l’une des dispositions du contrat ou, si cette violation n’est pas irréversible, si cette partie ne remédie pas à la situation dans les sept jours suivant la réception d’une notification officielle qui lui a été adressée par courrier recommandé mentionnant tous les détails de l’infraction alléguée et demandant qu’il y soit remédié ;

· L’autre partie viole continuellement une ou plusieurs dispositions du contrat ;

· L’autre partie est mise en liquidation ou déclarée en faillite ;

· L’autre partie cesse ou menace d’arrêter ses activités commerciales.

En cas de résiliation immédiate par la Client en dehors de ces situations ou d’AAPI à la suite d’une faute du Client, ce dernier est redevable à AAPI d’une indemnité de préavis égale à la somme de toutes les indemnités dues dans le cadre du présent contrat au cours des 3 derniers mois précédant le jour de la résiliation. Cette indemnité de préavis est exigible immédiatement.

6. Obligations du Client

6.1 Le Client doit fournir à AAPI tous les documents, informations et données nécessaires à la configuration du software AAPI pour la bonne exécution des services et du contrat de licence et au bon fonctionnement des software AAPI, y compris, mais sans s’y limiter : accès à la sécurité sociale aux fins de l’exécution des déclarations Dimona et afin de fournir une assistance, toutes les données nécessaires relatives aux travailleurs, les contrats et les horaires actifs au moment du démarrage.

Le Client garantit l’exactitude de toutes les informations et données qu’il communique, et garantit que ces informations ne portent pas atteinte aux droits d’autrui.

Tant que le Client n’a pas fourni les documents et données précités, l’utilité de l’application AAPI est limitée. Dans ce cas, le Client est néanmoins redevable de l’indemnité convenue.

Le Client s’engage à communiquer à AAPI toute modification apportée aux documents, informations et données nécessaires y compris toute modification concernant les procurations des utilisateurs et les utilisateurs proprement dits.

De manière générale, le Client contribuera activement au bon fonctionnement des software AAPI.

6.2 Le Client s’engage à utiliser les services uniquement pour sa propre administration RH, et en tant qu’employeur prudent et raisonnable, et à respecter les conditions d’utilisation des software AAPI.

Le Client est le seul bénéficiaire des services d’AAPI. Il ne peut transférer à des tiers ni le contrat ni les informations fournies dans ce cadre sans en avoir informé AAPI au préalable et avoir obtenu son consentement exprès.

7. Responsabilité

7.1 AAPI n’est pas responsable des dommages indirects et/ou consécutifs, tels que, mais sans s’y limiter, le manque à gagner, la perte de revenus, la non-réalisation d’économies anticipées, la perte d’une opportunité, la perte de clients ou employés, les réclamations de tiers, la perte de goodwill et les atteintes à la réputation.

AAPI veille toujours au bon fonctionnement du software AAPI. Étant donné qu’il s’agit d’une obligation de moyens et d’efforts, AAPI ne peut être tenue responsable des défaillances techniques éventuelles, ni des erreurs ou inexactitudes éventuelles dans les informations fournies, ni des dommages de quelque nature que ce soit qui pourraient en découler.

7.2 AAPI ne sera pas non plus tenue responsable si le software AAPI ne fonctionne pas correctement ou fournit des résultats incorrects en raison d’une mauvaise utilisation des outils AAPI par le Client, ou à la suite de l’introduction incorrecte de données par le Client ou en raison d'erreurs ou d'imprécisions dans les informations fournies par le Client.

Les modèles de documents et de contrats sont mis à la disposition du Client à titre indicatif et sous réserve de vérification par le Client. Compte tenu de l’évolution constante de la législation et des pratiques du marché et des spécificités des activités du Client, chaque modèle de contrat doit être relu avant chaque utilisation. Le Client renonce à tout recours à l’encontre d’AAPI en cas de préjudice subi par le Client ou par des tiers du fait de la non-conformité d’un modèle de document ou de contrat adapté par le Client.

Il est et reste de la responsabilité du Client de vérifier les barèmes et indexations appliqués et, de manière générale, tous les calculs effectués par les software AAPI pour les approuver ou les refuser. En l’absence d’une réaction du Client dans un délai de 8 jours suivant l’utilisation du software AAPI, le Client sera réputé avoir vérifié et approuvé les données et les résultats fournis par le software AAPI.

Les services fournis par AAPI n’exonèrent pas le Client de sa responsabilité en tant qu’employeur. Les services émanant d’AAPI sont fournis sur la base des informations communiquées par le Client. Le Client conserve seul le pouvoir de décision et reste personnellement responsable de toutes les conséquences des décisions qu’il prend. Il doit prendre chaque décision en tant qu’employeur prudent et raisonnable.

7.3 AAPI n’est pas responsable des erreurs ou anomalies causées par des défaillances de la ligne de télécommunication, ni des erreurs imputables au matériel ou au logiciel du Client, ni des modifications apportées par le Client et/ou des tiers au logiciel fourni et/ou installé et/ou aux données transmises par AAPI.

AAPI n’est pas responsable des erreurs contenues dans les informations qu’elle obtient de tiers autorisés et fournies en tant que telles.

7.4. En tout état de cause, toute indemnisation des dommages subis par le Client, pour lesquels la responsabilité d'AAPI est reconnue et dûment prouvée, sera limitée au montant annuel payé par le Client pour les services d'AAPI.

8. Force majeure et circonstances imprévues

Une Partie ne sera pas responsable d’un retard ou d’un manquement dans l’exécution de ses obligations au titre du présent contrat si ce retard ou ce manquement est dû à un cas de force majeure.

En cas de circonstances imprévues qui rendent l’exécution de ses obligations considérablement plus difficile et/ou coûteuse et qui ne constituent pas un cas de force majeure, AAPI a droit à une révision globale des parties concernées du Contrat. Si les Parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur cette révision dans un délai d’un (1) mois, chaque Partie peut résilier le contrat par lettre recommandée moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

9. Confidentialité

Chaque partie reconnaît que, dans le cadre de ou en vertu de l’exécution du présent contrat, elle peut recevoir des informations exclusives et confidentielles de l’autre partie (« Informations confidentielles ») ou y avoir accès. Chaque partie s’engage à préserver et à garantir la confidentialité des Informations confidentielles à tout moment et à assurer la sécurité et la protection de toutes les Informations confidentielles contre le vol, l’utilisation abusive, la perte ou l’accès non autorisé. Sans le consentement écrit préalable du propriétaire des Informations confidentielles, une partie ne peut, directement ou indirectement, utiliser, divulguer, exploiter, copier ou modifier des Informations confidentielles, ni autoriser un tiers à le faire, autrement que dans le seul but d’exécuter ses droits et obligations au titre du présent contrat.

Cette clause reste applicable à l’issue de la résiliation du contrat AAPI.

10. Modifications

AAPI a le droit à tout moment :

- d’adapter les services, de publier de nouvelles versions du software AAPI, d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires ;

- de définir des autorisations ou d’autres méthodes afin de pouvoir contrôler l’accès au software AAPI ou à d’autres services ;

- de déplacer ses serveurs et/ou réseaux vers d’autres sites ou centres de données, sans préjudice des dispositions contenues dans le contrat de sous-traitance ;

- de modifier unilatéralement les conditions d’utilisation pour se conformer à des dispositions légales, techniques ou réglementaires.

Le Client sera informé de ces modifications en ligne et sera lié par celles-ci. Si le Client refuse d’accepter les modifications apportées, il peut résilier le contrat conformément à l’article 4.

11. Compétences du signataire

Le signataire du présent contrat est réputé compétent pour engager le Client, ou mandaté à cet effet, et s’y engage.

Le Client ne peut pas invoquer l’incompétence du signataire pour se soustraire à ses obligations envers AAPI.

12. Dispositions générales

1. AAPI a le droit de modifier unilatéralement et à tout moment les présentes conditions générales.

2. Si une ou plusieurs dispositions du Contrat sont réputées ou déclarées invalides en vertu d’une loi ou d’un jugement définitif d’un tribunal compétent, la force ou la portée des autres dispositions resteront intactes. Les Parties s’engagent à remplacer la disposition invalide par une nouvelle disposition permettant d’atteindre autant que possible les objectifs initiaux de la disposition invalide.

3. L’invalidité ou l’inapplicabilité de toute disposition ou clause du présent contrat n’entraînera pas la nullité ou l’inapplicabilité de l’ensemble du présent contrat. Si la validité ou l’applicabilité d’une disposition du présent contrat est compromise ou sérieusement menacée, les parties prendront toutes les mesures raisonnablement nécessaires ou souhaitables pour que ces dispositions restent légalement en vigueur, ou pour remplacer la disposition concernée par une autre disposition qui, d’un point de vue économique, a sensiblement les mêmes effets pour toutes les parties, à moins que l’invalidité ou l’inapplicabilité de la disposition ou de la clause ne fasse disparaître la cause ou n’ébranle l’équilibre du contrat.

13. Droit applicable et tribunal compétent

En cas de contestation quant à l’interprétation ou l’exécution des contrats, les Parties s’efforceront de trouver une solution à l’amiable.

Si aucune solution à l’amiable ne peut être trouvée, le droit belge s’applique et les tribunaux de l’arrondissement d’Anvers sont compétents.

1. Objet du contrat de licence

Le Client bénéficie d’un droit d’utilisation du software AAPI, y compris des modules Add-on choisis par le Client, à compter de l’émission de la première facture relative aux frais de licence.

Le Client reconnaît avoir été suffisamment informé et avoir pris connaissance des fonctionnalités du software AAPI, préalablement à la conclusion du présent contrat, et les avoir acceptées.

Le droit d’utilisation du Client implique également que les fournisseurs de services du Client peuvent se connecter au software AAPI, sans qu’un droit d’utilisation ou de licence distinct ou tout autre droit ne soit accordé à ces fournisseurs de services. La connexion des fournisseurs de services du Client est toujours subordonnée et dépend donc du droit d’utilisation du Client. Le Client a pris connaissance des exigences techniques pour la connexion. AAPI n’est en aucun cas responsable si un ou plusieurs fournisseurs de services ne parviennent pas à se connecter.

2. Frais et facturation

Les coûts des licences logicielles relatives au software AAPI sont déterminées dans le bon de commande. Les montants sont toujours exprimés en euros et s’entendent hors TVA et autres taxes éventuelles.

Tout défaut de paiement à l’échéance, toute demande de report de paiement, ou tout autre fait susceptible d’indiquer l’insolvabilité du Client ainsi que le changement de contrôle du Client entraînera automatiquement l’expiration de tout délai de paiement accordé pour tout service fourni ou en cours, et rendra ces paiements immédiatement exigibles.

En cas de retard de paiement, AAPI a le droit de suspendre le droit d’utilisation visé par le contrat de licence, sans autre formalité qu’une notification par lettre recommandée et sans donner lieu à une quelconque indemnité pour le Client.

3. Spécifications techniques et modifications

AAPI est responsable de l’hébergement du software AAPI. Pour pouvoir utiliser le software AAPI, le matériel du Client doit répondre au moins aux spécifications techniques suivantes : une connexion Internet sans fil stable est requise. Matériel équipé de systèmes d’exploitation iOS et Android. Il est possible que l’application AAPI prenne uniquement en charge la dernière version de ces systèmes d’exploitation.

AAPI utilisera tous les moyens raisonnables pour se conformer à l’accord de niveau de service (SLA).

AAPI a le droit d’adapter le software AAPI afin de le mettre en conformité avec les nouvelles législations.

AAPI a également le droit de poursuivre le développement du software AAPI et donc de procéder à des mises à jour et/ou à des modifications régulières, pour autant que les fonctionnalités essentielles ne soient pas affectées.

4. Responsabilité

AAPI veille toujours au bon fonctionnement du software AAPI. Étant donné qu’il s’agit d’une obligation de moyens et d’efforts, AAPI ne peut être tenu responsable des défaillances techniques éventuelles et interruptions résultant d'une mise à jour ou du traitement des anomalies du logiciel ni des erreurs ou inexactitudes éventuelles dans les informations fournies, ni des dommages de quelque nature que ce soit qui pourraient en découler.

AAPI ne sera pas non plus tenu responsable si le software AAPI ne fonctionne pas correctement ou fournit des mauvais résultats en raison d’une mauvaise utilisation des outils AAPI par le Client, ou à la suite de l’introduction incorrecte de données par le Client ou résultant d'erreurs ou d'imprécisions dans les informations fournies par le client.

5. Propriété intellectuelle

AAPI est et reste propriétaire software AAPI et des outils y compris les mises en page éventuelles réalisées par AAPI pour le client. Le présent contrat n’implique aucun transfert de propriété intellectuelle et n’affecte pas les droits d’AAPI. L’objet du présent contrat est exclusivement limité à un droit d’utilisation temporaire non exclusif personnel et individuel des software AAPI, sans droit de reproduction, de transfert, d’adaptation, de distribution, etc.

6. Disposition générale

Les conditions générales du contrat AAPI sont intégralement applicables au présent contrat de licence.

1. Politique de confidentialité

Le Client déclare avoir pris connaissance de la politique de vie privée sur le site web d’AAPI Microsoft Word - PrivacyPolicy_FR.docx (aapi.be).

2. Traitement des données à caractère personnel par AAPI

Dans le cadre de l’exécution des services en vertu du contrat AAPI et du contrat de licence, AAPI traite des données à caractère personnel en tant que sous-traitant pour le compte du Client, qui agit en tant que responsable du traitement.

2.1. Objectifs

AAPI traite les données à caractère personnel exclusivement pour la ou les fins spécifiques du contrat AAPI. Ce traitement est nécessaire afin de pouvoir exécuter le présent contrat et est limité à la durée de la collaboration.

2.2. Données traitées

Les données à caractère personnel traitées sont les données d’identification personnelle, les particularités financières et la composition du ménage. Les personnes concernées dont les données sont traitées sont des travailleurs du Client.

2.3. Instructions

Les données à caractère personnel sont exclusivement traitées conformément au (i) Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, mieux connu sous le nom de Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou General Data Protection Regulation (GDPR), ainsi qu’à (ii) toutes les réglementations nationales applicables (ci-après désignées collectivement la « réglementation en matière de protection de la vie privée »).

AAPI traite les données à caractère personnel exclusivement sur la base d’instructions écrites du Client, à moins qu’une disposition légale applicable à AAPI ne l’oblige à les traiter. Dans ce cas, AAPI informe le Client, préalablement au traitement, de cette prescription légale. AAPI informera immédiatement le Client si, de l’avis du sous-traitant, les instructions du responsable du traitement portent atteinte à la réglementation en matière de protection de la vie privée.

2.4. Données sensibles

Si le traitement porte sur des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance à un syndicat, ou porte sur des données génétiques ou biométriques en vue de l’identification unique d’une personne, ou sur des données relatives à la santé, au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle d’une personne, ou sur des données relatives à des condamnations et infractions pénales (ci-après désignées « données sensibles »), AAPI prévoit des restrictions spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

2.5. Sécurité du traitement

(a) AAPI a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données à caractère personnel. Celles-ci visent entre autres à protéger les données contre une violation de la sécurité susceptible d’entraîner la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée des données ou l’accès non autorisé à celles-ci, que ce soit de manière accidentelle ou illégale (violation de données à caractère personnel). Le niveau de sécurité tient compte de l’état de la technique, des frais d’exécution, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.

b) AAPI n’accorde à son personnel l’accès aux données à caractère personnel traitées que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au contrôle du contrat. AAPI garantit que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel reçues se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont liées par une obligation légale appropriée de confidentialité.

2.6. Sous-traitants

AAPI n’engage pas de sous-traitants sans l’autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du Client. Le Client donne l’autorisation générale de faire appel à des fournisseurs de logiciels dans le cadre du traitement. Lorsqu’AAPI engage un autre sous-traitant pour effectuer des activités de traitement spécifiques pour le compte du Client, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles contenues dans le présent contrat sont imposées à ce sous-traitant en vertu d’un contrat.

AAPI garantit que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou sont liées par une obligation légale appropriée de confidentialité.

AAPI reste entièrement responsable vis-à-vis du Client de l’exécution des obligations du sous-traitant. AAPI informe le Client de tout manquement du sous-traitant à ses obligations contractuelles.

2.7. Transferts internationaux

AAPI ne transmet pas de données à des pays tiers ou à des organisations internationales.

Le transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par AAPI se déroule exclusivement sur la base d’instructions écrites du Client ou pour se conformer à une exigence légale spécifique, et a lieu conformément à la réglementation en matière de protection de la vie privée.

3. Assistance

En outre, compte tenu de la nature du traitement, AAPI aidera le Client autant que possible, grâce à des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à remplir ses obligations, parmi lesquelles celles portant sur (i) le respect des droits des personnes concernées, (ii) la sécurisation du traitement, (iii) le signalement des infractions, (iv) la communication des infractions, ainsi que (v) l’évaluation de la protection des données et la consultation préalable.

4. Notification d’une violation de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel, AAPI et le Client collaborent et AAPI aide le Client à remplir ses obligations au titre des réglementations en matière de protection de la vie privée. AAPI notifiera immédiatement au Client, et au plus tard dans les 24 heures, toute violation relative aux données à caractère personnel traitées pour le compte du Client.

Cette notification contient au moins les informations suivantes :

· une description de la nature de la violation de données à caractère personnel, en mentionnant si possible les catégories de personnes concernées et d’enregistrements de données à caractère personnel concernés et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

· les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

· les mesures prises pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

5. Résiliation des services de traitement

À l’issue des services de traitement, AAPI est tenue d’effacer ou de restituer, au choix du Client, toutes les données à caractère personnel et de supprimer les copies existantes, à moins que la conservation des données à caractère personnel ne soit exigée par la loi.

6. Documentation et conformité

(a) Les parties peuvent démontrer que les présentes dispositions sont respectées.

(b) AAPI traite sans délai et de manière adéquate les demandes du Client relatives au traitement des données conformément aux présentes dispositions.

(c) AAPI met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes dispositions. À la demande du Client, AAPI autorise également de manière régulière, ou s’il y a des indications de non-conformité, des audits des activités de traitement visées par les présentes dispositions, aux frais du Client. Les audits doivent être annoncés en temps utile.

(d) Les parties mettent les informations visées dans la présente disposition, y compris les résultats des audits éventuels, à la disposition de l’autorité ou des autorités de contrôle compétentes qui en font la demande.

1. Disponibilité

La disponibilité est fixée à 99,9 % sur une base trimestrielle. Cela n’inclut pas les opérations de service annoncées à l’avance qui peuvent être effectuées en dehors des heures de bureau.

2. Incidents

AAPI s’efforce de minimiser l’impact des incidents. Les temps de réponse suivants (exprimés en heures ouvrables) sont appliqués :

Les temps de résolution suivants (exprimés en heures ouvrables) sont ciblés, mais ne peuvent être garantis. Dans certains cas, le temps de résolution dépend également de facteurs ou de parties sur lesquels aucune influence ne peut être exercée. Les heures indiquées sont, bien entendu, les heures cibles :

Ces temps de résolution peuvent en tout cas être influencés négativement sur la base de facteurs externes indépendants de la volonté d’AAPI (p. ex. un cas de force majeure exceptionnel tel qu’une tempête ou un incendie, des cyberattaques criminelles contre lesquelles aucune protection efficace ne s’avère possible, des incidents causés par les interventions de tiers, des fichiers corrompus).

En outre, AAPI ne peut être tenue responsable des retards dans les cas suivants :