Algemene voorwaarden

1. Contracterende partijen

De diensten en producten worden aangeboden door AAPI BV, met maatschappelijke zetel te 2600 Berchem (Antwerpen), Roderveldlaan 4, ingeschreven in het Rechtspersonenregister van Antwerpen, met ondernemingsnummer en BTW nummer BE 0664.752.282

De aanvaarding van een aanbod of offerte houdt tevens een aanvaarding in van alle contractuele voorwaarden en gebruiksvoorwaarden van de AAPI software, tools, applicaties, diensten en producten, inclusief maar niet beperkt tot de gebruiksvoorwaarden en licentie, de privacy bepalingen, de SLA.

De Klant bevestigt alle nodige en nuttige informatie aan AAPI BV te hebben verstrekt zodat AAPI BV met kennis van zaken zijn aanbod heeft kunnen formuleren. De Klant bevestigt tevens voldoende geïnformeerd te zijn geweest over de diensten en producten van AAPI BV en over alle functionaliteiten van de software.

2. AAPI Software

AAPI heeft een software ontwikkeld, genaamd AAPI, waarvan de hoofdfunctionaliteiten als doel hebben om de automatisatie van de HR administratie en planning voor bedrijven mogelijk te maken.

De AAPI-Software bestaat zowel uit mobiele Apps als uit een PC versie en houdt verschillende Add-on modules in, die door de Klant kunnen worden gekozen en toegevoegd.

AAPI biedt de volgende diensten met betrekking tot de software:

- Een gebruiksrecht tot de AAPI-Software en de verschillende door de klant gekozen Add-on modules, onderworpen aan de voorwaarden van de licentieovereenkomst.

- Een Set-up dienst: de initiële configuratie en installatie van de AAPI-Software, zijnde bv. de aanpassing van de gebruikersinterface, de integratie met andere systemen, de configuratie van parameters inclusief het aanmaken van het gebruikersaccount en het importeren van de gegevens die nodig zijn om de AAPI-Software op te starten. Bij initiële implementatie van de AAPI-Software maakt deze Set-up dienst verplicht deel uit van de overeenkomst.

- Een Onboarding dienst, zijnde de opleiding en ondersteuning van de klant op het moment dat de AAPI-software wordt gelanceerd. Hierin is een initiële opleidingssessie voorzien voordat de gebruiker aan de slag gaat met de AAPI-Software, ondersteuning per telefoon, e-mail en/of chatbot tijdens de eerste maand. Deze Onboarding kan online gebeuren of live on-site in het kantoor van de klant, afhankelijk van de keuze van de klant. Bij initiële implementatie van de AAPI-Software maakt deze Onboarding verplicht deel uit van de overeenkomst.

- Een Service-Plan met toegang tot een helpcenter, waarbij de klant het niveau van Service kan kiezen. De basis Service Plan (Core Pack) maakt verplicht deel uit van de overeenkomst. Een meer kwalitatieve Service (Advanced Pack of Expert Pack) waarvan de specificaties in de documentatie, overgemaakt samen met het aanbod of offerte, zijn uiteengezet, kan op aanvraag aan de klant worden verleend. Het door de Klant gekozen niveau van Service wordt in de offerte vastgesteld.

Bijkomend kunnen Consultancy-diensten en Trainingen worden verleend, op aanvraag van de Klant.

Deze AAPI-Software laat tevens toe om, op verzoek van de Klant,

- externe partners of dienstverleners van de Klant aan te sluiten op de AAPI-Software om HR-data te ontleden die kunnen worden gedeeld,

- alsook hierdoor informatie te genereren die een meerwaarde bij de uitbating van de bedrijven biedt.

3. Kosten en facturatie

3.1.

De verschuldigde bedragen zijn opgenomen in de door de Klant aanvaarde offerte, die als bestelbon geldt.

De bedragen zijn steeds uitgedrukt in EURO, exclusief BTW en eventuele andere taksen.

3.2.

De Set-up kosten en de Onboarding kosten zijn eenmalige kosten die op voorhand worden gefactureerd. Deze dienen binnen de 15 dagen door de Klant betaald te worden. De Set-up diensten en de Onboarding zullen pas starten na ontvangst van het gefactureerde bedrag.

De vergoedingen voor de software licenties voor de AAPI-Software en voor de verschillende gekozen Add-on modules en bijkomende diensten zijn periodieke kosten die maandelijks worden gefactureerd. Elke begonnen maand is verschuldigd voor de volledige duur van de lopende maand. Alle verschuldigde bedragen zijn betaalbaar binnen de 15 dagen na factuurdatum.

Elke betwisting met betrekking tot een factuur moet binnen 8 kalenderdagen, vanaf de datum van de factuur, schriftelijk en aangetekend worden verzonden naar de maatschappelijke zetel van AAPI. Zoniet kan de klant de factuur niet meer betwisten.

3.3.

Alle wederkerige kosten en vergoedingen opgenomen in de offerte of bestelbon (hierna basisvergoeding) zijn jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van het indexcijfer der consumptieprijzen, volgens de formule:

Nieuwe vergoeding = basis vergoeding x (nieuwe index / basisindex)

Waarbij:

- Basis index is de consumptieprijsindex van de maand december voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze overeenkomst

- Nieuwe index is de consumptieprijsindex van de maand december van het jaar voorafgaand aan de datum van de indexatie

Bij daling van voormelde index, zullen de vergoedingen nooit lager zijn dan deze verschuldigd het jaar voorafgaand aan deze nieuwe index.

3.4.

Behoudens andersluidende bepalingen zal de Klant de betalingen via een aan zijn bank verstrekte domiciliëringsopdracht (Mandaat SEPA Europese domiciliëring CORE) uitvoeren, waardoor AAPI de aangerekende bedragen automatisch kan incasseren.

Elk bedrag dat onbetaald blijft op zijn vervaldag wordt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire en onherroepelijke schadevergoeding van 10% van het openstaande saldo, alsook met verwijlintresten aan de intrestvoet bepaald door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, onverminderd het recht om elke andere schadevergoeding en/of intrest in te vorderen.

Elke niet-betaling op de vervaldag, elk verzoek tot uitstel van betaling, of elk ander feit dat kan wijzen op de insolvabiliteit van de Klant, evenals de verandering van controle van de Klant, zal automatisch leiden tot het verval van elke toegekende betalingstermijn voor elke geleverde of lopende dienst, en zal deze betalingen onmiddellijk opeisbaar maken.

Onverminderd artikel 5, geven deze omstandigheden aan AAPI het recht om zonder andere formaliteit dan een kennisgeving per aangetekende brief en zonder dat dit voor de Klant aanleiding geeft tot de enige schadevergoeding:

- ofwel het gebruiksrecht onder de licentieovereenkomst te schorsen totdat alle openstaande facturen betaald zijn, inclusief alle schadevergoedingen en laattijdigheidsintresten

- ofwel deze overeenkomst zonder opzegtermijn te beëindigen overeenkomstig artikel 5

Indien AAPI toch verder het gebruiksrecht zou verlenen zonder dat de domiciliëring werd verstrekt (waartoe zij geenszins verplicht is), is zij gerechtigd de door haar gehanteerde tarieven met 10% te verhogen.

4. Duurtijd

Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van ondertekening van de AAPI overeenkomst.

Behoudens andersluidende bepalingen, wordt deze overeenkomst afgesloten voor een onbepaalde duur waaraan elke Partij op ieder moment een einde kan stellen per aangetekend schrijven mits een opzeg van minimum 3 maanden.

5. Ontbinding van de overeenkomst

Elke partij heeft het recht om de Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder een vergoeding verschuldigd te zijn, door kennisgeving aan de andere partij, indien:

· De andere partij op een schromelijke en onherstelbare manier handelt in strijd met enige bepaling van de overeenkomst of, indien een dergelijke schending niet onomkeerbaar is, indien die partij de situatie niet verhelpt binnen zeven dagen na ontvangst van een formele kennisgeving aan hem per aangetekende post met vermelding van alle details van de vermeende inbreuk en met het verzoek deze te verhelpen;

· De andere partij voortdurend één of meer bepalingen uit de overeenkomst schendt;

· De andere partij in vereffening gaat of in staat van faillissement wordt verklaard;

· De andere partij haar bedrijfsactiviteiten beëindigt of dreigt stop te zetten.

Bij onmiddellijke beëindiging door de Klant buiten deze situaties of door AAPI ingevolge een fout van de Klant, is deze laatste een opzegvergoeding verschuldigd aan AAPI gelijk aan de som van alle vergoedingen die verschuldigd waren in het kader deze overeenkomst in de laatste 3 maanden voor de dag van de beëindiging. Deze opzegvergoeding is onmiddellijk opeisbaar.

6. Plichten van de Klant

6.1. De Klant dient aan AAPI alle nodige informatie, documenten en gegevens te bezorgen die nodig zijn voor set-up van de AAPI-Software, voor de goede uitvoering van de diensten en van de licentieovereenkomst, en voor de goede werking van de AAPI-Software, waaronder, maar niet beperkt tot : toegang tot de sociale zekerheid ten behoeve van het uitvoeren van Dimona-aangiftes en het verlenen van bijstand, alle noodzakelijke gegevens van de werknemers, contracten & uurroosters die actief zijn op het ogenblik van opstart.

De Klant garandeert de juistheid van alle informatie en gegevens die hij communiceert, en garandeert dat deze informatie geen inbreuk maakt op de rechten van anderen.

Zolang de Klant de voormelde documenten en gegevens niet heeft bezorgd, is het gebruiksnut van AAPI beperkt. In dit geval is de Klant desalniettemin de overeengekomen vergoeding verschuldigd.

De Klant verbindt er zich toe elke wijziging van de nodige informatie, documenten en gegevens mee te delen aan AAPI en met inbegrip van elke wijziging met betrekking tot de volmachten van de gebruikers en de gebruikers zelf.

In het algemeen zal de Klant actief meewerken aan de goede werking van de AAPI-Software.

6.2. De Klant verbindt zich ertoe de diensten enkel te gebruiken voor zijn eigen HR administratie, en deze te gebruiken als voorzichtige en redelijke werkgever en de gebruiksvoorschriften van de AAPI-Software na te leven.

De Klant is de enige begunstigde van de diensten van AAPI. Hij kan noch de overeenkomst noch de informatie die in dat kader wordt verstrekt, overdragen aan derden zonder AAPI vooraf te hebben verwittigd en haar uitdrukkelijke toestemming te hebben bekomen.

7. Aansprakelijkheid

7.1. AAPI is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade en/of gevolgschade, zoals maar niet beperkt tot gederfde winst, verlies van inkomsten, niet-realisatie van verwachte besparingen, verlies van een kans, verlies van klanten of werknemers, claims van derden, verlies van goodwill en reputatieschade.

AAPI streeft er steeds naar de AAPI-Software correct te laten functioneren. Gelet op het feit dat dit een middelen- en inspanningsverbintenis betreft, kan AAPI niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele technische stroringen en onderbrekingen die het gevolg zijn van een update of verwerken van bugs van de software, noch voor eventuele fouten of onnauwkeurigheden in de verstrekte informatie, noch voor de schade van welke vorm ook die hieruit zou kunnen voortvloeien.

7.2. AAPI zal tevens niet verantwoordelijk worden gesteld indien de AAPI-Software niet correct functioneert of verkeerde resultaten geeft wegens een verkeerd gebruik van de AAPI tools door de Klant, of als gevolg van verkeerde invoering van gegevens door de Klant of als gevolg van fouten of onnauwkeurigheden in de door de Klant verstrekte informatie.

De modeldocumenten en -contracten worden ter beschikking van de Klant gesteld ten indicatieve titel en onder voorbehoud van nazicht door de Klant. Gezien de continue evolutie van de wetgeving en marktpraktijken, en de specificiteit van de activiteiten van de Klanten, dient elk modelcontract vóór elk gebruik nagelezen te worden. De Klant doet afstand van elke vordering ten aanzien van AAPI in geval van schade geleden door de Klant of door derden wegens niet conformiteit van een modeldocument of -contract dat door de Klant werd aangepast.

Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de Klant om de toegepaste barema’s en indexaties, en in het algemeen alle berekeningen die door de AAPI-Software gedaan worden, na te zien om deze goed te keuren of af te keuren. Bij ontstentenis van enige reactie van de Klant binnen de 8 dagen na het gebruik van de AAPI-Software zal de Klant geacht zijn de door de AAPI-Software geleverde gegevens en resultaten te hebben nagezien en goedgekeurd.

De diensten geleverd door AAPI ontlasten de Klant niet van zijn aansprakelijkheid als werkgever. De diensten uitgaande van AAPI worden gegeven op basis van de informatie die door de Klant worden verstrekt. De Klant blijft als enige de beslissingsmacht behouden en blijft zelf aansprakelijk voor alle gevolgen van de beslissingen die hij neemt. Hij dient elke beslissing als een voorzichtige en redelijke werkgever te nemen.

7.3. AAPI is niet aansprakelijk voor fouten of anomalieën veroorzaakt door storingen op de telecommunicatielijn, noch voor fouten te wijten aan het materiaal of de software van de Klant of voor wijzigingen die de Klant en/of derden aanbrengen aan de verstrekte en/of geïnstalleerde software en/of gegevens die door AAPI worden overgemaakt.

AAPI is niet aansprakelijk voor fouten die voorkomen in de informatie die ze bij gemachtigde derden verkrijgt en die als zodanig wordt verstrekt.

7.4. In ieder geval zal elke vergoeding van schade geleden door de Klant, waarvoor AAPI aansprakelijkheid werd erkent en die naar behoren bewezen is, beperkt zijn tot het bedrag dat jaarlijks door de Klant wordt betaald met betrekking tot AAPI diensten.

8. Overmacht en onvoorziene omstandigheden

Een Partij zal niet aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verbintenissen van deze Overeenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door Overmacht is ontstaan.

In geval van onvoorziene omstandigheden die de uitvoering van haar verplichtingen aanzienlijk moeilijker en/of duurder maken en die geen Overmacht uitmaken, heeft AAPI recht op een globale herziening van de betrokken delen van de Overeenkomst. Indien de Partijen geen overeenkomst kunnen bereiken over een dergelijke herziening binnen één (1) maand, kan elke Partij de overeenkomst beëindigen per aangetekend schrijven met een opzegperiode van 3 maanden.

9. Vertrouwelijkheid

Elke partij erkent dat zij, in het kader van of door de uitvoering van deze overeenkomst, eigendoms- en vertrouwelijke informatie kan ontvangen van de andere partij of hiertoe toegang kan hebben ("Vertrouwelijke Informatie"). Elke partij stemt ermee in de vertrouwelijkheid van de Vertrouwelijke Informatie te allen tijde te handhaven en te waarborgen en alle Vertrouwelijke Informatie veilig en beschermd te houden tegen diefstal, schade, verlies of ongeautoriseerde toegang. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de eigenaar van de Vertrouwelijke Informatie, mag deze, direct of indirect, geen Vertrouwelijke Informatie gebruiken, bekendmaken, exploiteren, kopiëren of wijzigen, of een derde partij toestemming geven of toestaan dit te doen, anders dan met als enig doel het uitvoeren van haar rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst.

Deze clausule blijft van kracht na beëindiging van de AAPI overeenkomst.

10. Wijzigingen

AAPI heeft het recht om te allen tijde:

- De diensten aan te passen, nieuwe versies van de AAPI-Software uit te brengen, bijkomende functionaliteiten te voegen

- Machtigingen of andere methodes in te stellen om de toegang tot de AAPI-Software of andere diensten te kunnen controleren;

- Haar servers en/of netwerken te verplaatsen naar andere locaties of data centers zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van de verwerkersovereenkomst.

- De gebruiksvoorwaarden eenzijdig te wijzigen om zich te richten naar wettelijke, technische of reglementaire bepalingen.

De Klant zal online van deze wijzigingen in kennis worden gesteld en erdoor gebonden zijn. Ingeval de Klant de aangebrachte wijzigingen weigert te aanvaarden, kan hij de overeenkomst beëindigen overeenkomstig artikel 4.

11. Bevoegdheden ondertekenaar

De ondertekenaar van huidige overeenkomst wordt geacht bevoegd te zijn om de Klant te verbinden, of daartoe gemandateerd te zijn, en maakt zich hiervoor sterk.

De Klant kan zich niet beroepen op de onbevoegdheid van de ondertekenaar om zich aan zijn verplichtingen tegenover AAPI te onttrekken.

12 Algemene bepalingen

1. AAPI heeft het recht om ten alle tijde deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen

2. Indien één of meerdere bepalingen van de Overeenkomst ongeldig geacht of verklaard worden krachtens een wet of definitieve uitspraak van een bevoegde rechtbank, zullen de overige bepalingen hun kracht en draagwijdte ongewijzigd behouden. De Partijen verbinden zich ertoe de ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling die zoveel als mogelijk de oorspronkelijke doelstellingen van de ongeldige bepaling kan bewerkstelligen.

3. De ongeldigheid of onafdwingbaarheid van eender welke bepaling of clausule van de huidige overeenkomst zal niet leiden tot de nietigheid of onafdwingbaarheid van deze overeenkomst in haar geheel. Indien de geldigheid of de afdwingbaarheid van een bepaling van deze overeenkomst in het gedrang komt, of ernstig wordt bedreigd, zullen de partijen alle maatregelen nemen die redelijkerwijze noodzakelijk of wenselijk zijn opdat deze bepalingen op wettige wijze van kracht kunnen blijven of om de betrokken bepaling te vervangen door een andere bepaling die, economisch gezien, substantieel dezelfde effecten heeft voor alle partijen, tenzij deze ongeldigheid of onafdwingbaarheid van de bepaling of clausule de oorzaak of het evenwicht van de overeenkomst zou tenietdoen.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

In geval van betwisting over de interpretatie of de uitvoering van de overeenkomsten zullen de Partijen trachten een minnelijke oplossing te vinden.

Indien geen minnelijke oplossing kan gevonden worden, is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van het arrondissement van Antwerpen bevoegd.

1. Voorwerp van de licentieovereenkomst

De Klant wordt vanaf de uitreiking van de eerste licentie fee factuur een gebruiksrecht toegekend op de AAPI-Software, met inbegrip van de door de Klant gekozen Add-on modules.

De Klant erkent voorafgaandelijk aan het afsluiten van huidige overeenkomst voldoende geïnformeerd te zijn geweest en kennis te hebben genomen van de functionaliteiten van de AAPI-Software, en deze te aanvaarden.

Het gebruiksrecht van de Klant impliceert tevens dat de dienstverleners van de Klant op de AAPI-Software kunnen aansluiten, zonder dat enig afzonderlijk gebruiksrecht, licentierecht of enig ander recht aan deze dienstverleners wordt toegekend. De aansluiting van de dienstverleners van de Klant is steeds ondergeschikt en aldus afhankelijk van het gebruiksrecht van de Klant. De Klant heeft kennis genomen van de technische vereisten voor de koppeling. AAPI is op geen enkele wijze aansprakelijk wanneer één of meerdere dienstverleners er niet in slagen om te koppelen.

2. Kosten en facturatie

De kosten van de software licenties voor de AAPI-Software worden bepaald in de bestelbon. De bedragen zijn steeds uitgedrukt in EURO, exclusief BTW en eventuele andere taksen.

Elke niet-betaling op de vervaldag, elk verzoek tot uitstel van betaling, of elk ander feit dat kan wijzen op de insolvabiliteit van de Klant evenals de verandering van controle van de Klant, zal automatisch leiden tot het verval van elke toegekende betalingstermijn voor elke geleverde of lopende dienst, en zal deze betalingen onmiddellijk opeisbaar maken.

Ingeval van laattijdige betaling heeft AAPI het recht om het gebruiksrecht onder de licentieovereenkomst te schorsen, zonder andere formaliteit dan een kennisgeving per aangetekende brief en zonder dat dit voor de Klant aanleiding geeft tot de enige schadevergoeding.

3. Technische specificaties en wijzigingen

AAPI staat in voor de hosting van de AAPI-Software. Om gebruik te kunnen maken van de AAPI-Software dient de hardware van de Klant minstens te voldoen aan de hiernavolgende technische specificaties: een stabiele draadloze internetverbinding is vereist en hardware met besturingssystemen iOS & Android. Het is mogelijk dat AAPI enkel de laatste versie van deze besturingssystemen ondersteunt.

AAPI zal alle redelijke middelen aanwenden om te voldoen aan de Service Level Agreement.

AAPI heeft het recht de AAPI-Software aan te passen aan de nieuwe regelgevingen.

AAPI heeft tevens het recht de AAPI-Software verder te ontwikkelen en aldus regelmatig updates en/of wijzigingen door te voeren, zolang niet aan de essentiële functionaliteiten wordt geraakt.

4. Aansprakelijkheid

AAPI streeft er steeds naar de AAPI-Software correct te laten functioneren. Gelet op het feit dat dit een middelen- en inspanningsverbintenis betreft, kan AAPI niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele technische stroringen en onderbrekingen die het gevolg zijn van een update of verwerken van bugs van de software,, noch voor eventuele fouten of onnauwkeurigheden in de verstrekte informatie, noch voor de schade van welke vorm ook die hieruit zou kunnen voortvloeien.

AAPI zal tevens niet verantwoordelijk worden gesteld indien de AAPI-Software niet correct functioneert of verkeerde resultaten geeft wegens een verkeerd gebruik van de AAPI tools door de Klant, of als gevolg van verkeerde invoering van gegevens door de Klant of als gevolg van fouten of onnauwkeurigheden in de door de Klant verstrekte informatie.

5. Intellectuele Eigendom

AAPI is en blijft eigendom van de AAPI Software en Tools, met inbegrip van de eventuele lay-outs die door AAPI voor de Klant worden opgemaakt. Huidige overeenkomst impliceert geen overdracht van intellectuele eigendom, en tast de rechten van de AAPI niet aan. Het voorwerp van huidige overeenkomst is uitsluitend beperkt tot een persoonlijk en individueel niet-exclusief tijdelijk gebruiksrecht op de AAPI-Software, zonder het recht op reproductie, overdracht, aanpassing, distributie, etc.

6. Algemene bepaling

De algemene voorwaarden van de AAPI-overeenkomst zijn integraal van toepassing op deze licentieovereenkomst.

1. Privacy Policy

De Klant verklaart kennis te hebben genomen van de Privacy Policy op de website van AAPI Microsoft Word - PrivacyPolicy_NL.docx (aapi.be)

2. Verwerking van persoonsgegevens door AAPI

In het kader van de uitvoering van de diensten onder de AAPI-overeenkomst en de licentieovereenkomst verwerkt AAPI persoonsgegevens als verwerker ten behoeve van de Klant, die als verwerkingsverantwoordelijk optreedt.

2.1. Doelstellingen

AAPI verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor het specifieke doel of de specifieke doeleinden van de AAPI-overeenkomst. Deze verwerking is vereist om uitvoering te kunnen geven aan huidige overeenkomst, en is beperkt tot de duurtijd van de samenwerking.

2.2. Verwerkte gegevens

De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn persoonlijke identificatiegegevens, financiële bijzonderheden, en samenstelling van het gezin. De betrokkenen waarvan de gegevens worden verwerkt zijn werknemers van de Klant.

2.3. Instructies

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met (i) de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, beter gekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan wel de General Data Protection Regulation (GDPR), alsook met (ii) alle toepasselijke nationale regelgeving (hierna samen de “privacyregelgeving”).

AAPI verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant, tenzij een op AAPI van toepassing zijnde rechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt AAPI de Klant, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift. AAPI zal de Klant onmiddellijk in kennis als de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke naar het oordeel van de verwerker inbreuk maken op de privacyregelgeving.

2.4. Gevoelige gegevens

Indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, of betrekking heeft op genetische gegevens of biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (hierna “gevoelige gegevens” genoemd), voorziet AAPI in specifieke beperkingen en/of aanvullende waarborgen.

2.5. Beveiliging van de verwerking

a) AAPI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Deze houden onder meer in dat de gegevens worden beschermd tegen een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (inbreuk in verband met persoonsgegevens). Het beveiligingsniveau houd rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de betrokkenen.

b) AAPI verleent zijn personeel slechts toegang tot de persoonsgegevens die worden verwerkt voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de monitoring van de overeenkomst. AAPI waarborgt dat de tot het verwerken van de ontvangen persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.

2.6. Onderaannemers

AAPI neemt geen subverwerkers in dienst zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de Klant. De Klant geeft algemene toestemming om bij de verwerking gebruik te maken van softwareleveranciers. Wanneer AAPI een andere verwerker in dienst neemt om voor rekening van de Klant specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze subverwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in huidige overeenkomst zijn opgenomen.

AAPI staat er voor in dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid in acht te nemen, dan wel zijn gebonden door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid.

AAPI blijft ten opzichte van de Klant volledig verantwoordelijk voor de uitvoering van de verplichtingen van de subverwerker. AAPI stelt de Klant in kennis van elk verzuim van de subverwerker om zijn contractuele verplichtingen na te komen.

2.7. Internationale doorgiften

AAPI geeft geen gegevens aan een derde land of internationale organisatie.

Doorgifte van gegevens aan een derde land of een internationale organisatie door AAPI geschiedt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant of om te voldoen aan een specifieke wettelijke vereiste, en vindt plaats in overeenstemming met de privacyregelgeving.

3. Bijstand

Tevens zal AAPI rekening houdend met de aard van de verwerking, de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens verplichtingen, waaronder deze met betrekking tot (i) het beantwoorden van de rechten van de betrokkenen, (ii) het beveiligen van de verwerking, (iii) de melding van inbreuken, (iv) de mededeling van inbreuken, alsook (v) de gegevensbeschermingsbeoordeling en de voorafgaande raadpleging.

4. Kennisgeving van een inbreuk in verband met persoonsgegevens

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, werken AAPI en de Klant samen en staat AAPI de Klant bij opdat de Klant kan voldoen aan zijn verplichtingen uit hoofde van privacyregelgevingen. AAPI zal elke inbreuk met betrekking tot persoonsgegevens die ten behoeve van de Klant worden verwerkt onmiddellijk melden aan de Klant en dit uiterlijk binnen de 24 uur.

Deze melding houdt minstens de volgende informatie in:

· Een beschrijving van de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;

· de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;

· de maatregelen die worden genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

5. Beëindiging van de verwerkingsdiensten

Na afloop van de verwerkingsdiensten dient AAPI, naargelang de keuze van de Klant, alle persoonsgegevens te wissen of deze terug te bezorgen, en bestaande kopieën te verwijderen, tenzij opslag van de persoonsgegevens wettelijk is verplicht.

6. Documentatie en naleving

(a) De partijen kunnen aantonen dat aan deze bepalingen is voldaan.

(b) AAPI behandelt verzoeken van de Klant inzake de verwerking van gegevens overeenkomstig deze bepalingen onverwijld en adequaat.

(c) AAPI stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat is voldaan aan de in deze bepalingen vastgestelde verplichtingen. Op verzoek van de Klant staat AAPI ook regelmatig, of indien er aanwijzingen van niet-naleving zijn, audits toe van de onder deze bepalingen vallende verwerkingsactiviteiten, op kosten van de Klant. De audits dienen tijdig aangekondigd te worden.

(d) De partijen stellen de in deze bepaling bedoelde informatie, met inbegrip van de resultaten van eventuele audits, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit/autoriteiten.

1. Beschikbaarheid

De beschikbaarheid is vastgesteld op 99,9% op trimesterbasis. Daarbij zijn niet inbegrepen de vooraf aangekondigde service handelingen dewelke buiten de kantooruren uitgevoerd kunnen worden.

2. Incidenten

AAPI streeft naar minimale impact bij incidenten. De hiernavolgende responstijden (uitgedrukt in kantooruren) worden gehanteerd:

De hiernavolgende oplostijden (uitgedrukt in kantooruren) worden nagestreefd, zonder dat deze kunnen worden gegarandeerd. De oplostijd is in sommige gevallen mede afhankelijk van factoren of partijen waar geen invloed op kan worden uitgeoefend. De opgegeven tijden zijn uiteraard wel het streefdoel:

Deze oplostijden kunnen alleszins negatief worden beïnvloed op basis van externe factoren buiten de wil van AAPI (bv. uitzonderlijke heirkracht zoals storm- of brandschade, misdadige cyberaanvallen waartegen geen afdoende bescherming mogelijk blijkt, incidenten veroorzaakt door de interventies van derde partijen, corrupte bestanden).

AAPI kan bovendien niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen in volgende gevallen: